国际赛事落户中国举行，常须面临参与者众多及中西文化不断碰撞等问题，然除了双方的诚意沟通及计划周延，贴心的服务安排最终仍可有效赢得大家的心。
七届皇家杯欧亚高尔夫对抗赛（皇家杯）于2013年12月20至22日在中国广州九龙湖高尔夫球会举行，整个活动主要包括在两个高尔夫球场进行的三天赛事（4场四人两球赛、4场四人四球赛、8场个人赛—共计16个回合的比赛）、12月18日在广州九龙湖公主酒店举行的新闻发布会、欢迎晚宴，以及12月19日在广州九龙湖国王球场举行的开幕仪式。
广州九龙湖公主酒店总经理陈贤表示，此次活动乃非常重大的国际赛事，中方主委会由总裁办进行牵头，一方面调度集团内部的酒店、球会、安保，一方面配合欧方的皇家杯主委会。中方主委会一共派出600名酒店员工，全程投入活动，并根据现场情况随时调度人手。同时，在广东省体育局和广州市体育局的协助下，调度志愿者。
另外，活动中也与一间专门的广告策划公司合作，委其整体包装策划。
活动在准备过程中面对了三大挑战，也就是筹备时间紧凑、参加者众多，以及高规格要求多。
首先，确定要接待皇家杯时，其实离比赛没有剩几个月，当时，中方主委会立刻与欧方主委会展开密切联系，一边分享自己亚运会组织经验，一边吸取其累积六年举办活动的经验，快速熟悉活动操作细节，进而启动项目规划。赛事虽然只有三天，但是多数参与者都在12月16日前后抵达，整个活动覆盖连续七天，除了新闻发布会、开幕仪式、练习适应场地安排、比赛流程等内容之外，还有晚宴、晚间活动、家属旅游等许多额外的安排，都需要在短时间内处理。
再者，参与者超过一千多人，包括来自亚洲的10位精英球员、欧洲的9位顶级球员、球员家属、球僮、欧方主委会团队，以及一些贵宾，可以说巨星云集，而客人来自多个国家，如日本、韩国、中国、泰国、丹麦、苏格兰、奥地利等。
此外，高规格的接待，体现在用餐和住宿方面，一来，运动员的伙食和饮食都和一般人不同，需要合理的饮食搭配，也要求特别新鲜、健康、安全、卫生、可口的食材，因此，酒店了解每个人喜欢吃什么之后，设计出欧洲风味和亚洲风味两批菜单，让欧方主委会审核，以便整个活动中配合制作。
在住宿方面，比赛中规定家属不能跟运动员住一起，因为运动员需要专心比赛，只有在用餐时可以见面，因此，酒店动用了331间的九龙湖公主酒店和61间的国王酒店，山上的国王酒店住满了欧洲队和亚洲队的球员，而山下的九龙湖公主酒店住满了欧方主委会团队、参加赛事的贵宾、球僮、新闻媒体人员，以及球员家属，包括球员老婆和孩子等。
虽然面对三大挑战，但第七届皇家杯欧亚高尔夫对抗赛结束时，宣布下届皇家杯依然要继续在中国广州九龙湖高尔夫球会举行。陈贤认为，能够成为下一届赛事活动的指定场地，无疑展示此次接待中的成功。
究竟成功要素为何？
一、周密计划。一决定要举办活动，就必须立刻开始筹备，即便时间紧凑，在计划时，也要紧抓每一件事情的重点，如开会关注议程和场地、吃饭掌握菜单和新鲜度，也就是说，把每一项活动的细节都做到位，每个事情看成一个点，点和点顺畅才能连成线，活动才会没问题。而且服务不是从客人进店开始，而是从客人想要预订酒店或场地开始，要把一条龙的服务做好， 好坏关键在服务，也就是每个服务人员的服务质量。
二、沟通再沟通，加上善意调整。其实从高层来看，活动中碰撞的东西仍挺多，特别是一方想要以某个方式操作，而另一方却要以另一方式处理，尤其在安排方面。
例如，老外喜欢把一年的计划都排好，但中国人习惯实时行事，因此双方都需要放下自己的想法，聆听对方的意见，在文化习惯的差异中，找出平衡点。又例如，中国人可以用某种方式解决问题，老外却觉得不可思议，像是本来预定在某个场地举办特定活动，突然场地发生问题，中国人会觉得没问题，换的比当初说好的场地更大、更好，但欧方主委会就会坚决不同意，认为一切都安排好了，怎么能换到其他地方。又像是，活动结束前，各单位都有想要发表的贵宾感谢名单，老外就无法理解中国怎么会需要宣布这么多位领导的名字，在国外顶多报上两个名字就够，为什么在中国需要报上10个，因此，中方主委会一方面要想办法简略名单，一方面也要一一跟领导们去解释原因、说服领导。
像这样的例子很多，都是思想不统一的碰撞，所以，很多额外的工作也因此产生。好在慢慢地，两边都开始做善意的调整，找寻双方都能接受的中间方案。简单说，由于文化习惯的不同，很多事情都需要沟通，双方都需要很直白，有意见就必须随时说，如此才容易快速达成共识。
贴心安排掳获人心
而广州九龙湖之所以能够掳获球员和欧方主委会的心，还在于许多贴心的安排。
例如，皇家杯期间，每个晚上都安排欧洲文化和亚洲文化碰撞的主题晚会，体现东道主的热情，其中穿插各式表演，如中国敦煌舞、意大利歌剧、法国歌曲演唱、外国歌星团体表演等，使得全部参与者唱唱跳跳，非常热闹。其中，欢迎晚宴上更有蓝幻敲击舞、奇幻魔术、文艺水墨、雀之恋等具有中西方文化特色的节目表演。
再者，全新推出中国首家以高尔夫博物馆为主题的精品酒店—九龙湖国王酒店，也就是说，首度对外开放此作为皇家杯球员指定接待酒店。此欧式奢华皇家风格的酒店一楼是高尔夫博物馆，同时，每层的楼层墙上都挂了历代高尔夫著名球星的照片和简介，而且房间里面还有高尔夫相关的杂志，酒店内还布置了300多幅俄罗斯油画画展，让整个酒店从内到外都营造出浓郁的高尔夫文化氛围。
此外，酒店还在球员入住期间，尽力提供无微不至的照顾，让住在酒店的球员有宾至如归的感觉。例如，入住期间，酒店经由球员随从联系得知球员偶感风寒，立即联系医护人员前往查看，开具相应的药物，并给出后续治疗的相应建议与接待措施。
又例如，酒店前台工作人员偶尔得知，某天是某个球员的生日，便立即连夜安排准备鲜花与蛋糕，并在第二天早上9点客人出门前，由酒店负责人与私人管家一起送到客人房间。再如，皇家杯期间，恰逢圣诞节，为了使球员的小朋友可以在异国他乡度过一个美好的圣诞节日，酒店趁球员比赛期间，提前并在未告知的情况下，送了可爱的公仔到其房间，而且还用球员所熟悉的语言写上圣诞祝福语，让球员有机会给自己的小孩一个圣诞惊喜。
