(张广文/ 采访报导)
处理会议和活动的需求建议书传统上是一个耗费时间与人工的流程，不过，随着越来越多科技在市场上被广泛应用，整个流程也更有效率了。惟科技虽然很方便，但是要和酒店业者、场地业者拥有一个良好的关系，还是要面对面的交流，以及跟客户进行沟通。
会议与活动的招标过程通常耗时费力，但借助层出不穷的新技术，可让这一过程更加高效。
VIA.com商务旅行服务副总裁兼业务主管Manish Raj表示，从需求建议书和评估的需求来看，不外乎账户管理、合约执行与管理、执行容易性、使用容易性、整体成本、内容等。虽然处理会议和活动的需求建议书传统上是一个耗费时间与人工的流程，不过，随着越来越多科技在市场上被广泛应用，整个流程也更有效率了。
探讨会议和活动需求建议书时，哪些问题是需要关注的？答案有六项。
1. 目前的挑战是，为什么其他供货商仍然没有运用自动化的需求建议书？就科技和在线需求建议书而言，要如何管理酒店和活动供货商针对需求建议书的实时回应？
2. 需求建议书的科技趋势为何？
3. 未来十年，电子化需求建议书的发展是什么？有替代方案吗？更深层次的自动化？还是需求建议书将消失、被弃用？
4. 会议和活动自然上会更个性化，如此一来，科技在需求建议书流程中所扮演的角色，要如何平衡人性的部分？
5. 活动从一开始作为一个持续的流程，当需求建议书已经完成，要怎么考虑任何必要的变化、修改，直到活动完成？
6. 一旦需求建议书确认了，任何做出的改变，是否会影响整体成本？要如何平衡变化和结果？
CWT会议与活动部亚太区运营及业务流程总监刘键威指出，持续发展的科技一直在改变市场，数据现在可立刻得知，分析起来更加容易。不过，现在很多公司仍手动制作招标建议书，所有人对这个繁琐的过程和程序都已经习惯了。现在越是严格的筛选，对所有人越是有利。
BCD会议与活动业务部门大中华区高级主管Sam Lay, CMP认为，科技在短时间内可以扮演协助的角色，可以针对一个目的地内的特定场地，进行由大到小的排列。科技虽然很方便，但是要和酒店业者、场地业者拥有一个良好的关系，还是要面对面的交流，以及跟客户进行沟通。其实，科技只是一种让速度加快的方法，科技也是让更多事情有可能实现的管道。
CWT会议与活动部门全球网络与参会者管理部门经理Marco Ogsimer说明到，要改变一个组织，需要一个强大的力量，而科技拥有这股力量。以往企业人员需要花很多时间搭乘飞机，人工填写很多的表格，而且要一家一家的场地去拜访。
招标建议书发展十年，功能改变很多，未来将演变成更加强大的项目，有了科技不仅招标建议书的流程可控，也可以跟酒店进行更多的互动和接触。
百会通总经理Julien Delerue解释到，要从科技使用者获得反馈，透过招标建议书来研究人类的行为，同时，维持与供应商的关系。持续的联系非常耗时，要不断的打给酒店集团全球销售组织/办公室，积极的追出一个良好的响应。目前市场上面临两大挑战，一是教育需要时间，二是要维持所有数据都是最新的。另外，也要大量投资于交流。想当然，每一个单独的询问，都需要一个最新的报价，也都值得记录下来。给予酒店集团全球销售组织/办公室的招标建议书就是解决问题的方法。将招标建议书发送给酒店，而且一收到询问，就要立刻回答，往往十个送出去的报价，只有一个会是真正的生意。也就是说，成功的比率低，如果已经完全不想响应，生意甚至无法成功，这就是招标建议书的自然过程。
▼酒店须有灵活度
刘键威：企业资源计划已经退流行了，一个活动往往在两三个月前才确定。而且活动一定会有所变动，一旦在合约上签字，酒店就必须有灵活度去处理。
▼微信可做很多事
Sam Lay：要控制会议管理计划，微信其实可以做很多事情，中国是一个独特的市场，整个区域自成一格，没有办法设置一个精准的系统，因为里面必须置入很多正式的偏差，以便帮助客户客制化系统，又要能维持系统的健全性。也就是说，一切要根据会议而定，要追求所有要素的平衡，同时要争取顾问的意见。
▼流程好，科技才会好
Marco Ogsimer：目前没有完美的招标建议书，每一个人都会制作不同的招标建议书，然后只能根据这些招标建议书来做响应。科技是辅助流程的，如果流程好，科技才会好。就招标建议书的科技趋势而言，未来只会越来越聪明，越来越客制化。在聪明方面，科技容易判定位置，爱彼迎、优步等共享经济的选择也就能适时的展现。市场上可以看到的一大新趋势，就是科技正在快速的调整，以接上市场的步伐。
▼招标建议书会消失？
Julien Delerue：从招标建议书的未来来看，客户和科技会更多接触，要获取一个房间的价格，可以立刻得知，即使现在是十一、十二月，要的是明年五、六月的价格。未来三到五年之后，招标建议书很可能已经消失了，只要打开数据库，就可以提供酒店价格了。而数据库的数据，将更频繁更广泛的被使用，尤其被终端用户使用。
刘键威：最近有越来越多语音识别的科技出现在市场上，这使得招标建议书的过程更加简单，个人认为招标建议书不会消失不见，只会成为一个较为简化的过程。
Manish Ra：中国市场中，70%至80%的比率，属小型会议。这些会议的提前预定时间，往往小于两周。招标建议书在供应商的手上，如果酒店集团全球销售组织/办公室对所有人开放数据，那招标建议书将会在小型会议中消失不见。
Sam Lay：解释到，会议管理公司要问自己，招标建议书在整个会议过程中，扮演什么角色？如果看到市场上出现一个全新的趋势，要想想客户的这些要求，将出现什么样的改变？
▼可利用3D摄影技术
Julien Delerue：酒店的情况说明书往往显示出所有的信息，价格也就很好推测。现在供货商也可以利用3D摄影技术，或是手机扫描功能，提供3D照片，这样消费者可以获得一个真实的形象。现在3D相机很常见，而且3D照片也比较贵，但是未来就会很容易取得，也比较便宜。如果手机进化了，到时候就会有更多预定就会出现。酒店业者要传递更快速的响应，让客户更了解酒店，对生意更有帮助。
其实，科技是供货商获得更快响应的一个好方法，而且可以让代理商获得一个更高层次的体验，让客户在购买之前能够对酒店场地有所体验和了解。
▼用历史数据创造合适价格
Marco Ogsimer：酒店如何运用历史数据创造出合适的价格，将是成功关键。而且如此也会带来客户忠诚度。但是对于全新客户来说，没有历史资料可以使用，而且科技无法帮忙，只能透过其他案例来个别处理。
刘键威：所有数据都很重要，都是可以分析，可以运用的，对话语权都有作用。相比空手谈判，有数据就是比较强。
Sam Lay：获得价格，帮助客户管理重新预定，挖掘审视视角，也是满重要的。要扮演的角色是站在客户那边的，让客户和自己站在同一个阵在线。
Julien Delerue：没有数据，就没有所谓的遵从与否，现在招标建议书发展都还在婴儿阶段，酒店集团全球销售组织/办公室要了解自己的酒店，更要熟悉未来的价格，如此才能在行业中，根据市场转变而调整和演变。科技肯定会持续影响行业，酒店业者需要改变自己处理事情的过程与方法，让该发生的事情顺利发生，并且在预期的方法之下出现。
▼须重视付款解决方案
Julien Delerue：付款解决方案也要重视，现在在中国的付款方式，相当受到关注，一般是60至90天，客户会付款。供货商往往不接受客户离开才付钱。这方面，科技无法帮上忙，这是价值非常大的资产，要交给代理商处理，看是要全部交出去，还是选择一些交给代理商，请他们处理。
Sam Lay：未来可以创造一个专属会议的信用卡，或是现金卡，现在这样的系统还未建立，但是未来很有可能会出现，市场上也需要重视这样的需求。重要的是，招标建议书需要符合企业政策，同时提高效率，供货商需要拥有一个单一数据追踪工具。
