GBTA:多数机构会议风险正式评估不足

(钟韵/ 采访报道)据全球商务旅行协会(GBTA)日前与Worldware联合发布的最新研究显示,多数商旅买家(62%)表示,会议和活动的风险管理正日益受其机构所重视。然而,企业仅「时然时不然」地会在筹划会议时进行正式风险评估,显见其努力现仍不足。

GBTA执行董事兼首席运营官Michael W. McCormick表示,「各个组织机构在会议风险管理领域确已取得了长足的进步。不过,目前的努力仍旧不足。」「好的风险管理,很可能就是打造成功活动和造成巨大灾难之间的差异性因素。虽然有越来越多机构开始评估会议地点风险的现象令人鼓舞,但研究表明,很多企业仍需努力。」

「要做到成功的会议和活动风险管理,组织机构须将风险管理职责明确分配给个人或团队,且职责须具备全面性,」WorldWare战略伙伴关系高级副总裁Theresa Thomas说道。换言之,负责风险管理的人员必须拥有评估与城市及邻近地区、场馆本身及地面交通(包括公共交通和私人交通)相关风险的权利。

这项研究调查了企业如何处理会议参会者及会议、活动和奖励旅游(MICE)旅行者的安全问题。在筹划会议时,有四分之一的组织机构从未或很少对特定场所进行正式风险评估。同样,24%的受访者表示,他们的组织机构从不或很少评估会议地点(如特定城市或街坊)的风险。

虽然大多数旅行项目都有风险管理方案,但只有不到一半(49%)的项目包含MICE数据。缺少的行程数据可能会使企业难以追踪旅行者位置,进而确保他们的安全。有三分之一的旅游买家表示,跟进会议旅行者的行踪,要比追踪短暂出行(如销售旅行)者的位置要困难得多。

由于旅游管理公司、会议平台和会议管理公司等预定渠道多种多样,企业商旅项目要从多个来源收集MICE数据,也是一种挑战。因为,这会限制其可视性,造成企业难以执行关键安全相关责任,如行前批准或旅行者追踪等。

在紧急情况下,会议主办方很有可能会需要能够与参会者沟通的方法。绝大多数(80%)的受访者说,他们有时有会议危机沟通计划,但只有36%的人说,计划总是到位。

这些弱点应当不会持续很久,因为大多数旅游买家都同意,会议和活动风险管理日益重要。尽管一些旅游买家目前尚未有包含MICE数据的风险解决方案,但也有可观的份额(28%)计划明年开始采用。

调研方式

该研究在2018年11月8日至2018年11月29日之间,对126名美国和加拿大的旅游买家进行了在线调查。差旅经理、差旅买家及采购专业人士具备受访资格。

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