（钟韵/採访报道） 在酒店举办会议活动时，一旦活动出了问题，是酒店该承担责任还是会议组织者？八成是会议组织者。所以说，在合同定下来之前，会议组织者最好花功夫，和酒店好好谈条件，为日后可能出的状况省下不少麻烦和成本损失。
一、保障条款
要怎样才能在和酒店谈判时，为自己创造最有利的条件、更好地保护自己的利益？
Smithers Information营运和製作总监Alyssa Perna介绍，首先，一定要有取消条款；一旦间夜或场地取消，所须支付费用依取消时间远近而递加。比如活动之前一年取消，须支付全额10%；活动前两个月取消，则须支付全额90%。「改期条款」也是应放到合同裡的内容。
这指的是，如果在一定时间内取消活动，那麽如果在接下来一年（通常是一年）内为酒店带来规模、利润都差不多的新活动，就可取消违约金，定金直接移转到下个活动使用。
客房方面，一定要设下减员条款。也就是说，假设定了100间夜，但最后参会率不如预期，组织者最多只需负担80间夜的费用，或是负担损失房晚原费用的80%。这些条款在参会率浮动的情况下，很有可能为组织者省下大笔大笔的成本。
再就是最优惠政策。假设组织者为参会者谈好了很棒的酒店价格，但活动前五个月发现另一个团体的价格比自己谈的还要好，那就可以回去和酒店谈，要求酒店提供与之匹配的价格，为自己或是为参会者省钱。
减员条款也适用于餐饮额下限。假如活动出席率可能不佳，可以在谈条款时就写入特定文字，让组织者在这种情况下只需支付一定额度，而不是合同中的餐饮全额。
假如办的是每年重複举行的活动，每次都有上午、下午两场茶歇，中午提供午餐，那其实可以和很多场地沟通功能表价格。比如，每次客人对午餐都只有三道式的要求，并不一定想要沙拉或甜点，那就可以跟酒店要求取消套餐中的一道，把价格从原来的每位300元压到250元，或者直接从酒店现存的外烩菜单当中做选择。
无论如何，只要合同签下去，价格就定下来了，所以在签定之前，一定要尽可能议价，提升后续的办会体验、减少「意外」发生的可能性。
不可抗力条款也不可忽略。很不幸地，有时天然灾害、战争、恐袭等不可预见也不可抗的事件就是有可能发生。如果没有提前说好条件，在发生不可抗事件时，酒店还是可能追着客户要活动全款。如果签好不可抗力条款，那麽酒店、组织者双方都会在突发事件发生时，放对方一马。
与之相似的是赔偿条款。假设在活动进行时，酒店吊灯突然掉下来砸在客人身上，客人日后向组织者要医疗赔偿，组织者将无能为力。赔偿条款的内容可能非常複杂，但对组织者和酒店双方都是保障，所以有必要对其进行讨论。
二、红灯！
Alyssa Perna说道，其公司利润来源于会议和活动，所以能省则省很重要。在其经验中，有几大项目在「省」这个字上闪烁着大大的警告性红灯。
第一个较适用于美国市场，即「工会」城市。假如中国的会议活动要在美国落地，这一点必不可忽视。美国有几大工会强势的城市，其中最需提防的是芝加哥和旧金山。目前旧金山只剩2家左右的非工会酒店，芝加哥还有15到17家，灵活性稍微高一点。
她举例，其公司固定与一家AV公司合作，一般并为其每年固定举行、AV预算2.5万到3万美元的一场大活动执行业务。有一年，这场活动在芝加哥举行，并同时使用了一家酒店及与该酒店相连的会展中心场地，也因此被迫遵循会展中心的工会规定，必须额外支付AV安装服务费用。这导致该场大会的AV预算，由原来的3万美元，一下窜到了12万美元，组织公司的利润损失不言而喻。
所以，她建议，如果要在工会城市举办活动，一定要问清楚场地或酒店与工会的关係。如果酒店只有在客房服务方面有工会费用，那对活动组织者的影响并不大；但如果涉及到活动场地的各种服务费，那就一定要提高警惕，提前把价格都说清楚。
与之相关的还有Wi-fi条款。当今参会者几乎100%会预期活动现场有免费Wi-fi可以使用，所以组织者最好总是向酒店或场地要求为活动提供免费Wi-fi。假如对方不同意，还是可以在合同签订前做些协商。
较常见的，是酒店会按每位参会者每日基础Si-fi的折扣价来计费。这对组织者来说成本会比较高。比较理想的方式是，组织者在和酒店谈AV时，直接要一个Wi-fi的打包价，并且一定要在合同中写清楚，是活动全程（不是每日）且包含税费和服务费的整体价格，避免日后帐单上出现意料之外的费用。
「包含税费和服务费的打包价」，同样适用于客房和餐饮。
三、省钱小贴士
从哪些细节可以减少成本呢？首先是餐饮。有时，在RFP阶段就可以要求合同最低价就包含税费和服务费；部分场地可以接受这种要求。以美国为例，通常活动预算还要再加上30%的税费和服务费才能反映活动整体的真正预算。
有时，这也可以当成讨价还价的最后手段。假设组织者看上了稍微超出预算的某个场地，但该场地从地段到环境都非常适合其所举行的活动，那组织者可以要求酒店报价中包含税费和服务费，让活动最后成功落地。
另一项该向酒店要求的是，只要达到餐饮低消，便免除设施租赁费用。这是组织者必须要求的。
其次是回扣。以美国为例，平均每间客房应该给到组织者5到10美元的回扣。如果该活动很有竞争力，参会者又愿意多付10美元的房费，那组织者可以让酒店把房价提高，再把每间10美元的回扣返到组织者手裡。
她提到，有一次某酒店因为非常希望拿下其所组织的活动，最终给出了每间夜25美元的回扣。所以说，组织者没有理由不往高处提，毕竟最糟的情况也只是被酒店拒绝而已，其他细节还是可以继续谈。
另一种方式是向酒店要免费房晚。每40房晚赠送1房晚是大原则；赠送的房晚自己留着、给员工、给VIP、给演讲嘉 宾，都能为公司省到钱。
再次是使用外包服务。在合同中的条款或优惠条件当中最好写清楚：组织者可以使用自己的外包AV、装饰及其他服务厂商，酒店不会向组织者提出任何额外费用。这如果不白字黑字的写出，酒店之后提出的上下电梯服务费、和厂商沟通服务费等等各种莫名其妙的费用，有可能砸得组织者七晕八素。
如果酒店不同意组织者使用外包服务，那也一定要在条款中就先谈好协商价并要求酒店提供各种附加服务（比如背景装饰等等），这绝对比日后使用完酒店内部AV服务后才拿到巨额帐单来得好。毕竟只要合同签了，酒店就是刀俎了。所以，组织者可以一直往前逼近，逼到酒店无法再往后退，那就是最优条件了。
餐饮方面，假设组织者今年就开始谈2020年的活动报价，那麽看好菜单后，可以要求酒店在2020年还依循2018年的报价，而且另外给出10%的折扣。当然，酒店有可能不同意，但不提白不提。重点是，能省钱的细节其实很多，不问不知道。
不能忘记的还有施工条款。相信很多活动都有在举办时才发现酒店竟然在同期正在进行升级改造的施工工程，为参会者带来不少无奈和麻烦。所以，在谈条件时就可以要求酒店不能在活动举办期间进行施工，或者如果一定要同期进行，那麽就必须为参会者另找等值安置处。
至于其他附赠服务，从会议室Wi-fi、客房升级、管家服务、免费停车、欢迎礼品、场地勘察免费房晚、展商桌椅、水站、免除运输费等，都可以向酒店索要。
