面对一年一度的澳大利亚旅游局大中华区商务会奖洽谈会，澳大利亚旅游局如何让一场主轴是在酒店宴会厅开上一天包括圆桌会议、买家卖家一对一洽谈会的活动，变得有趣且有意义？
澳大利亚旅游局大中华区商务会奖洽谈会
活动日期：2019年9月24-26日
活动地点：乌镇阿丽拉酒店
与会人数：250人左右
成功关键：最佳场地、水里晚宴、品牌置入
澳旅局确实每年在寻找合适的酒店场地上，都要花费一番心力。
澳大利亚旅游局北亚区商务会奖旅游总监陈俐呈女士（LC Tan）表示，首先澳大利亚旅游局有远道而来的澳大利亚各地旅游供应商和城市会展局的代表，除了是与中国业者进行面对面的商务洽谈活动外，旅游局也希望呈现给他们一个不一样的中国差旅体验；另外，对来自国内各地区重要城市的旅业合作伙伴来说，要吸引大家特别到一个地点开一天节奏紧凑的会议活动也需要有很好的诱因，因此这也是为何旅游局每年在选择年度商务会奖洽谈活动地点时，都必须考量诸多综合因素以找出最佳举办场所的原因。
她特别指出，在选择场地首要条件是最好能够做到整个酒店包场，不希望在活动进行期间还有其他同期活动或者住客干扰；另一方面，澳旅局也希望所有参与活动的业界人士在活动期间都能有「不间断地获得澳大利亚品牌的深刻印象」，所以包下规模大小适合的酒店能更好地呈现活动特色。
「澳大利亚」元素无处不在
举例来说，此次选择包场的乌镇阿丽拉酒店，客房数量在108间左右，大致上可以容纳三天两晚两场活动人员各住一晚，满足只接待单一个团队大型活动的条件；另外，由知名建筑酒店事务所打造的乌镇阿丽拉酒店，其建筑外观、牆面、水塘以及公共空间等都以极简主义美学展示江南传统建筑空间，非常适合活动别有心裁地将品牌元素植入，从每一个与会者抵达酒店门口开始，就可看到在水塘上放置了一排大大的白色英文字母“Australia”与光影空间和水面倒影呈现出来的极佳效果，与会者全都停下来拍照留念；接着往左走到前厅前的户外空地路上，在整排树上随机挂了数隻攀爬在树上不同姿势的考拉玩偶，到前厅办理入住时，酒店前台服务人员也提前将每一间房的钥匙上装上了金属造型的考拉钥匙圈。
此外，澳旅局在各个主要动线的瓦舍外牆面都装上了8个澳大利亚主要会奖旅游城市的英文字母，入夜之后这些城市的英文字母还会发光打亮。再加上通往宴会厅楼座的户外空旷区域上还摆了四隻大约2-5米高不等巨型充气考拉玩偶以及其他户外动线会经过的区域摆设了各个不同澳大利亚城市风景的易拉宝，目的就是希望每个与会者走到哪裡都能感受到「澳大利亚」的元素无处不在。
最有意思的是每位客人进到房间后，还会发现绣有个人名字的澳旅局定制抱枕，是独一无二的活动纪念品。在洽谈会期间，参会者的早餐和午餐也都特别安排了澳大利亚的点心和饮料，会议主题茶歇基本也採澳大利亚主题佈置和呈现，同时酒店服务人员在活动期间内都特别换上了符合主题的工作套装和澳大利亚旅游局的订制围裙，所有的「澳大利亚」元素高度融入了整个酒店环境和氛围之中。
「水里」晚宴融合本地特色
洽谈会期间除了在宴会厅举办的圆桌会议、行业论坛和一对一洽谈会议外，重头戏还有连续两晚的「水里」晚宴活动。而「在活动的筹备环节的方方面面的考量都做的周全，是活动能顺利进行最重要的因素。」
陈俐呈女士（LC Tan）提到，水里晚宴活动的灵感来自于最初场地勘查过程，整个酒店的风格、设计和客房规模等都符合本次活动需求，唯一美中不足的就是宴会设施仅有一个大宴会厅空间可使用，如果全天候会议活动加上晚宴都在同一场地举行就稍显单调无趣，故看到酒店内最大的水塘时，便联想到或可结合江南水乡元素做一场融合本地特色的晚宴。
事实上，酒店从未使用过这片造景作为宴会场地，除了最初提案时也和酒店团队、阿丽拉品牌方以及凯悦酒店集团总部做了数次活动环节的沟通、取得同意外，在设计「水里」晚宴也要克服最大的活水挑战，因为贯穿在酒店内的所有大大小小区隔开的水塘中的水都是相通流动的，加上本来水塘裡的水也相对深一些，如果要实现在水里举办晚宴的意境，加上包括舞台搭建、工程管线及大型萤幕、音响和桌椅摆放的最适水深都要重新考量，在这部分酒店也给予了非常全面的配合与支持。
解决活动安全及配备问题
解决了水的深度问题后，则是思考在水池裡的晚宴会场佈置以及当晚参与晚宴活动的宾客动线及各项场地安全性佈局。
由于晚宴裡还安排了一系列主持串场活动和演出，并要营造一种大型户外影院的感受，活动公司花了很多时间在设计和测试所有舞台、萤幕搭建以及大型音响、音箱和灯光等通电的电线佈局管道，不能让水和电源线有任何接触，在规划方面须通过层层消防安检的测试才能进行场地佈置，因为大家最在意的都是宾客的安全以及场地的安保措施是否做到滴水不漏。
在宾客安排方面，除了行前通知有事先提示在户外进行晚宴，提供相应的著装建议外，也特别提示晚宴场地的特殊性，活动方也事先为客人准备好合适的装备，让大家带着惊喜的心情出席这次活动。如提前准备每人一个塑胶防水雨鞋样式的防滑鞋套，让大家即便体验整晚踩在水里也不会有任何不舒适，如果乐意玩水同乐的与会者，也可以穿着轻便拖鞋或者赤脚下水，一开始许多人还有点害怕走进水塘裡，后来大家都在水里争相合影，此点也营造出非常轻鬆又有趣味的晚宴氛围。
此外，主办方还提前为每个客人都准备了手机防水袋，或贴心地主动将所有客人的手拿包等妥善寄存在室内酒吧临时置物区，以防放在水里的座位上不小心可能掉进水里；为了所有客人安全性的考量，旅游局还特别请了一位随行医师到现场，以备万一有任何突发事件发生时能有紧急快速的医疗协助。
新鲜出炉的澳式甜点惊豔全场
当然，此次活动的成功另一大部分还是得益于整个乌镇阿丽拉酒店会务服务团队的支援，如澳旅局希望活动安排可细緻到晚宴菜单以及食材包括酒水饮料、海鲜、肉类甚至到甜点等都是来自澳大利亚，这意味着会出现不少非酒店的物料。
从食品卫生核安全的考量上，一般来说酒店是不允许，但经过充分沟通后，酒店全力配合，行政总厨带领的团队也提前针对设计的菜单试菜，确保这些菜色符合澳大利亚风味以及口味等，更用心的是当晚的甜点Pavlova蛋糕是提前由澳大利亚之友Willis先生指导酒店餐饮团队製作，当晚新鲜出炉，为全场活动起到画龙点睛的作用。
陈俐呈女士（LC Tan）总结说道，澳大利亚旅游局每年举办一次中国市场的行业商务会奖洽谈会，最大的目的就是要展现给来自中国企业客户和业界合作伙伴，澳大利亚是一个充满创意的目的地会奖旅游城市，「只有想不到，没有做不到」的使命，呈现出澳大利亚旅游局本身在活动管理上的专业性和创造性，每每让所有参与活动的代表都留下很好的印象，如此才能吸引更多对澳大利亚感兴趣的潜在MICE客户。
