国央企差旅管理最大挑战:思维转变和流程重塑

(张广文/ 采访报道)越来越多国央企选择通过集采和管理来解决差旅行为中的效率低下等痛点。以人数动辄上百万的国央企来说,专家认为,国央企面对差旅管理的最大挑战,在于思维的转变,以及流程的重塑。

中国航空工业集团有限公司差旅项目负责人白玉在出席携程商旅于北京主办的2020「国央企商旅解决方案」年度创新峰会时指出,国央企一开始投入差旅管理时,是很艰难的过程,因为所有人从上到下都会坚决牴触,不但要改变员工多年习惯,还会触犯到一些人的利益关系。航天新商务信息科技有限公司副总经理赵霞也表示,无论是管控者,还是使用者,都需要因为差旅管理,进行思维的转变,以促使用户行为的改变。同时,国央企更需要面对流程的重塑,而且是全流程的优化,非单点优化。

除了思维需要转变,还需进行流程重塑。华润集团商旅项目负责人晏国春表示,流程的重塑是为了高效使用。差旅管理第一步需要财务要允许,因此必须积极与财务沟通,打通其固有思维观念。有了财务制度的统一,就可以根据企业需求和地位,发展出最适合自己的最精最强差旅管理方向,避免投入大而收益小。在管控上要做加法,如出差有申请、行程有审批、预定有管控、结算有校验、帐务有稽核等,这样管控才会更实,而流程上要做减法,时间要压缩简短,这样效率就会更高。

国网商旅云技术有限公司运营总监刘琳林也谈到,国央企在传统商旅管理中,仅能对差旅行为和费用进行事后的管控,员工资源预订、费用报销均采用独立、分散管理方式,难以全面落实差旅标准、规范工作流程,也难以从根本上杜绝差旅超标、虚假报销、错报重报等违规行为,更难以发挥规模效应降低差旅成本,加上操作繁琐、过程需要大量人工参与,报销工作费时耗力、体验不佳,因此,亟待应用互连网技术将商旅管理制度、标准、规则植入信息平台,通过源头控制,才能有效防范商旅出行的合规风险。同时,一体化在线服务也能满足员工对商旅预定响应、住宿品质、方便安全等较高预期,如预定免垫付、出行免取票、报销免贴票等,进而解决酒店、航司、税务等问题,达到提质增效、精益管控、高效可靠,以及提高用户体验的目标。

中国安能建设集团有限公司财务共享中心负责人钮永跃强调,制度与流程统一非常重要。唯有掌握好费用管控,企业才能树立管理与采购能力。另外,过去国央企一些领导喜欢如同军事化管理的手签审批手续,这些差旅习惯,也需要花时间改变。此外,平台对接还要考虑到数据的标准,如此对商旅分析才能发挥作用。

白玉认为,要快速上手差旅管理,或将整合工作做更好,国央企可以考虑到国外考察学习,从统一平台、统一政策,到整合供应链的航空、酒店、用车、商旅管理公司,之后确立服务标准,同时,统一结算系统,就有望打通预算系统、网报系统、支付系统等,形成全流程的差旅模式,并藉由云引擎大数据整合,可以在遇到危机时,启动应对措施。

在未来的发展上,赵霞表示,国央企在差旅管理上的力度将会持续加大,而且对服务精细化要求越来越高,最好员工差旅、服务商垫资问题能一次解决。另外,除了差旅管理服务,商旅管理公司在帮助国央企时,有余力还可分层分级的考虑如何满足国央企对疗休养、支部学习、红色旅游、新一代员工等的诉求。

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