采购优劣影响活动效果 系列评估标准提高成功率

(钟韵/ 采访报道)活动采购做得好不好,不是光看成本节省多少那么简单。专家建议,通过硬性和软性标准来评估采购效益,可提高参会者的体验以及活动的整体成功率。

活动采购效益应如何评估?不只是金钱成本节省多少那么简单。战略性活动采购(Strategic Event Procurement)创始人Therese Jardine举例,假如采购经理做了合同谈判、该办的事情都完成了,且还为预算一千万元的活动节省了一百万元,表面上似乎看起来做得相当成功;但若活动没有达到预期效果,怎么办?比如,采购经理在供应商上面省了一百万元,但活动没有达到销售目标、客户满意度或员工参与度也没达标,那主办方是省了一百万元,还是浪费了一千万元?她认为,只要活动没达到目标,那么预算就是白白浪费了。

所以,她表示,活动采购是否做得好,还应用一系列标准来衡量。硬性标准方面,首先,除了其所能为活动节省的成本之外,还要看是否有好的风险规避措施(因为如果供应商因故无法完成任务,问题就很难处理了)。其次是活动的投资回报率,包括金钱和时间成本的节省,以及品牌的优化等。再次是折扣。她举例,若有想展示能力的新供应商想合作,采购经理可以在给对方机会的同时,也要求对方以折扣的方式来分摊合作的风险;针对合作量大的老供应商,则可因为对方节省许多业务开发的成本,而要求对方以折扣的方式来回馈。

软性标准方面,首先是供应商的多元性。供应商多元化,除了能为弱势群体提供机会之外,更重要的是能为业务带来更多不同的创意和观点。其次是主办方的满意度和供应商的满意度。采购部门一般都有相应的关键绩效指标;这正能避免采购经理恃着职位给他人麻烦,使活动办得效果不佳。

 

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