（钟韵/ 采访报道）寻找合适的活动科技供应商和资源对于会议组织者而言总是充满挑战。专家建议，组织者可通过六步骤，简化其决策过程、并避免用户体验差和准备不足的问题。
Shiloh Events首席执行官兼创始人Huong Nguyen说道，寻找合适的活动科技方案往往是漫长而繁琐的过程。她建议，会议组织者可通过六步骤，更有效率地找到能满足其需求的活动科技供应商和产品。
第一步是了解目标。这包括明确的活动目的和类型、目标受众、关键绩效指标（KPI）以及期望的参会者体验。组织者确定了最终目标后，可以更好地应对挑战，并选择适合解决特定问题或挑战的活动科技工具。
第二步是了解活动科技本身。其解决方案依目标之不同，可能包括移动应用程序、数字辅助工具（如实时转录和字幕）和用于跟踪观众反应的观众反馈软件等，以在活动当中打造出能促进参会者参与度的、有意义的环境。
第三步是考量各种相关因素。会议组织者应评估哪些科技功能有绝对的必要性，并确保所找到的软件能满足其特定的策划需求。而由于科技软体不一定好上手，因此易用性也很重要。此外，成本、供应商的提供的支持资源、未来发展的可扩展性也是重要考虑因素。
第四步是探索各种方案，并缩小选择范围。组织者可先进行产品测试并查看客户反馈和评论、与团队进行比较分析，以助其在选择过程中做出最好的决策。
第五步是进行合同谈判。合同中需要考虑的关键因素包括注册人数或用户数量、供应商提供的培训和支持时间以及初始构建配置。供应商在活动期间提供充分的支持，对于解决活动中可能出现的任何问题至关重要。
最后一步是落实。一旦做出了活动科技解决方案的最终选择，就应制定好包括培训、入职和初始构建配置等的全面实施策略，比如收集资源和内容、启动活动科技、进行全面测试等，并确保更新、维护和故障报告能得到妥善管理。
她表示，会议组织者的目标是找到与活动目标相符，且能提升整体参会者体验的合适活动科技。通过这几个步骤，组织者可以避免用户体验差及策划过程紧张、混乱或准备不足的问题。
