（钟韵/ 采访报道）活动采购不仅关乎成本，更在于质量。活动专家建议，会议组织者可采用涵盖风险管理、创新和企业社会责任的全面采购法，以确保活动的成功、并促进活动产业整体持续发展与进步。
活动采购不能单以便宜为主，更需在确保质量方面发挥关键作用。会议活动专家Magdalena Bonnelly说道，全面采购法包含风险管理、创新和企业社会责任，而将其良好执行，可以直接影响到活动组织公司的收益、运营效率以及产品或服务的整体质量，且成为未来会议规划不可或缺的工具。她介绍，全面采购法由7个步骤所组成，是会议组织者与供应商进行战略讨论的坚实基础，有助于活动最终的成功。
第一步是风险矩阵与分析。全面采购法的流程始于建立系统性的风险矩阵和分析，以确保组织者有提前预见并主动解决潜在挑战的能力，以保障活动的成功，并减少活动对参会者和环境的负面影响。
第二步是以前期采购评估为RFP基础。组织者应评估过往包括间夜总数、餐饮最低消费及其他消费等在内的总开支，以开出有具体意义的提案请求（RFP）。
第三步是筛选供应商。采购流程的全面性在此步骤得以体现。活动组织者除了考虑成本和速度之外，还应考虑到采购决策对社会和环境所可能造成的影响。因此，筛选出适当的供应商，有可能对供应链产生正向的影响，促进活动产业朝着更负责任和可持续性的方向发展。
第四步是现场考察和评估。组织者在进行现场考察和评估时需要关注到细节，以获取有助于供应商关系管理框架的重要信息。
第五步是合同谈判与管理。严谨执行前面的步骤，可为合同谈判和管理打下坚实的基础。组织者此时应明确说明其对各方责任和可持续性等方面的预期，确保活动顺利举行。
第六步是制定会议后勤计划和现场执行蓝图。组织者必须在会议后勤计划和现场执行蓝图中仔考虑到所有的细枝末节，以确保参会者体验到流畅、充满沉浸感且具有震撼力的活动。
第七步是会后评估与分析。组织者进行包括参会者调查在内的全方位会后分析，可从衡量成果及找到应改进的方向来为未来活动提供宝贵借鉴。如此，策划流程不仅能持续完善，更能促进行业的集体发展和进步。
她表示，会议组织者和常面临需为利益相关方提供价值的同时兼顾成本的挑战。此7步全面采购法是组织者策划出符合成本而又高质量的会议所不可或缺的工具，可为成功又优质的活动铺平道路。
