企业举办大型会务活动的目的是为了对参加会议的人带来一定影响。如果企业活动决策者无法充分理解这一目的，那么会务组织机构就会沦落为商品和物流供应商。会务组织机构不仅需要为企业组织策划会议活动，还要与企业合作，共同设计活动目标和预期的结果。
HP集团资深活动总监Luca Favetta表示，企业内部活动决策的流程十分复杂，作为企业活动筹备部门，往往有一半的时间都必须花在内部沟通协商，大公司在举办活动时会有很多部门涉入，每个部门对活动内容和形式可能都有不同的看法，这有时候会导致整个决策过程十分缓慢。在企业内部，会务决策是一个非常复杂的过程，我将其比作袋鼠跳跃式的过程。在做出最终决策前，需要供应商长期的准备和等待。企业活动部门作为供货商与企业之间的桥梁，必须取得供应商的理解，并非不努力达成共识，而是决策过程过于复杂，但一旦活动目标的决策完成，我们就马上进入快节奏的运行时间。
她进一步表示，首先，所有事宜都需要考虑整个会议背景，包括活动的需求是什么、由谁领导等。活动结束后，可以通过不同的方式评价活动结果。对企业而言，这种衡量方式一般体现在业绩上。我们会在半年或一年的时间内对活动结果进行监测。此外，我们还会观察此次活动是否为公司创造了新的业务机遇，仍然通过半年或一年时间对新机遇进行衡量和监测。这样，在一年后，我们就可以得出这次活动对业务带来了怎样的影响，为公司带来哪些新的商机。
Turningpoint Solutions市场运营总监Peter Pecotic则指出，身为供应商则必须反复与客户沟通，询问他们希望受众了解哪些信息，其中包括三大要素：预想中的受众情况、受众当前的情况，如受众对客户的产品、政策了解程度以及受众对客户的感受等，最后则是设计活动目标。通过层层推演方式，才能制定出活动的目标，随后来衡量投资回报，而投资回报的量化也有很多方式，比如通过媒体报导，对政治活动来说则是公众舆论的建立等。
