全球独立酒店与区域酒店集团Worldhotels年初在广州花园酒店举行了全球年度会议，来自全球65个国家250个地方的300多位酒店总经理以及酒店从业人员参加了此次会议。连续三天的年度会议，以梦、敢、做(Dream, Dare, Do)为主题，对内到外方方面面实现了主题渗透，让所有参与者留下了深刻印象。
全球品牌Worldhotels以「开启发现之旅」为口号，而年度会议则以「梦、敢、做」为主题。广州花园酒店总经理姚兆然表示，为了让主办方和与会嘉宾都真切感受到酒店无微不至的关爱和五星级的服务，并留下了难忘的回忆，酒店早在8个月前就开始了紧锣密鼓的准备工作。从每一天的宴会主题、每一个装饰品、每一张台卡、每一份菜单的设计和菜式搭配，甚至每一个叫醒服务的提示和开夜床的小礼品，都做了周密细致的安排，让与会宾客能够在参加活动的同时，也进行了一趟契合Worldhotels口号的探索广州之旅。
由于了解到与会的宾客九成以上是第一次到访广州，身为广州唯一一家Worldhotels旗下会员酒店，积极借此机会向宾客展现了广州的岭南特色文化，并向境外宾客展示多元精彩的中国风情。会议期间，酒店从「清朝」、「毛泽东」到「现代」等中国发展史上重大时间点，每一天透过不同的场景布置向与会嘉宾展示各个时代的广州。
穿越到清朝
活动前，记者就先收到了来自酒店的说明信函，除了有详细日程、建议穿着、交通方式，还包括了广州气候、酒店介绍等信息，让人提前进入状况。
一抵达酒店，首先就看到酒店大门口以各种语言展示问候语的巨型欢迎招牌，一进入酒店便感受到Worldhotels在年会第一天穿越到了清朝，清朝皇上和皇后在酒店前门欢迎来自全世界各地的来宾。到了客房，便看到酒店安排当天欢迎鸡尾酒宴会上宾客出席需要使用的配件，包括古代铜板和提供女性宾客清朝嫔妃脖子上带的围脖子纯白绸缎，或是男性的长长念珠。到了夜晚，步入酒店大堂参加清朝主题欢迎鸡尾酒宴会，看到清朝的传统小食街和广东商贸船，同时，所有服务生都装扮成清朝装束，配合清朝宫廷音乐表演，浓郁的宫廷氛围让宾客仿佛穿越到康乾盛世时代，体验到游逛古代集市的乐趣。
酒店还精心安排了捏泥人、糖塑和鸡公榄等传统广东特色表演，让宾客更了解广东文化。酒会期间，一群衣着华丽而复古的舞者从大堂的手扶电梯跳舞，踏着优雅的舞步进入到宾客中翩翩起舞，使得舞蹈艺术零距离融入酒会现场。
「回到校园」主题晚宴
年会第二天，酒店将宾客带到了60~70年代的广州。当天的国际会议中心布置成60、70年代的情景，桌上摆放着「为人民服务」的军绿色挎包、笔袋和搪瓷杯。当天中午，酒店将交流午宴安排在大堂中央，全体服务人员都换上民国时期的学生装，清新的天蓝色学生装体现了独特的着装风尚。
到了晚上，酒店邀请宾客换上校园服饰来到美国人国际学校参加「回到校园」主题晚宴，宴会现场真实还原校园生活，酒店安排服务人员穿着学生制服，在门口夹道欢迎，同时，在场地上设计了多个趣味拍照点，如小型学生教室、联络簿广告牌、巨型校车图样等，并在学校中央布置了学生派对旗帜、走廊桌上放了暑片、爆米花和小飞机饼干，让宾客在充满极具时代特征的Greased Lighting中，欣赏热情活力的啦啦队舞蹈表演。
随后在学校篮球场上进行晚宴，整个活动色彩缤纷，到处充满了气球、彩虹，搭配上学校本身的装饰，如学生画作、学生雕塑作品、班级获奖旗帜、近期学校活动版等，很多宾客都在返校氛围中，异常放松，玩心大起。
「雪峰」主题激励向上攀登
年会第三天则是以80年代改革开放时期为主题，酒店在大堂展示改革开放初期的广州街道人物旧照片、怀旧的五羊自行车、交通红绿灯等，当日服务生都穿上那时流行的喇叭牛仔裤和白衬衫，通过这一切将浓郁的时代特征展现给宾客。正式的会议活动结束后，酒店还安排了震撼的武术表演。
夜晚正式进入激动人心的庆祝晚宴，晚宴以「雪峰」为主题，布置了多个大型雪山模型，并在每一桌上也放置了多个小型雪山模型，寓意Worldhotels不断向上攀登的企业精神，同时也契合Worldhotels重新启动客户忠诚计划(PeakPoints)的最新策略。国际会议中心变身成雪山场景，白色的山洞引领宾客进入现场，晚宴期间Worldhotels高层对Worldhotels 2014年表现卓越的销售团队进行表彰，宾客在一边品尝最地道的岭南美食，一边欣赏唯美的人屏触动舞蹈和绸缎舞蹈中，被带回了现代。离去前，还看到酒店在大门口，换上了以各种语言展示感谢语的巨型送客招牌。
许多宾客都反馈，这次来非常高兴，可以说上了一课，了解会议从头到尾该如何令宾客惊艳。
Worldhotels董事总经理兼行政总裁 Kristin Intress坦言，之前些许担心，因为刚刚上任，第一个活动就是举行年度会议，而年度会议又要在中国举行，必须说服所有的宾客接受长途旅行，尤其要在忙碌的旺季中，拨出一个星期左右的时间，并不容易。但是因为中国是全世界最大的新兴市场，市场成长迅猛，同时，距离造成了最少接触，而不亲近就难了解，更不熟悉中国的重要性。
因此，还是决定不能做简单的事情，要做正确的事情，让年会进一步迈向其目标：教育参与者世界上的其他市场，并提供参与者之间的交流机会。活动进行下来，得到很多良好反馈，更加印证了当初所做的正确决定。
很多酒店业者都反馈，如果年会没有在中国举行，自己根本不会来，也就没机会学习这么多，很高兴参加此意义非凡的活动。
其实，年度会议是每年非常重要的时间，因为其可以提醒参与者当初为什么加入集团，因为身处各地很难感受自己属于哪一个集团，毕竟脸书、linkedin等在线联系能做的事情有限，还是要靠面对面产生人情与亲密感。
今年根据宾客需求，进行了大改变，积极打造一个环境让参与者有时间可以好好聊天，同时，花时间了解自己应该跟集团哪处的办公室窗口接触，并与销售留下联系方式。而主题「梦、敢、做」则是为了确保每一个参与者都知道如何将所知便成可以操作的生意模式或运营模式。
为何选择广州？
当初选择广州，Worldhotels 亚太区行政副总裁 Roland Jegge指出，很大的原因是因为广州花园酒店的热诚，酒店总经理很想把年会活动变成一个展示平台，展示独立酒店可以如何打造一个世界一流的全球会议。对集团来说，虽然广州不像是上海有外滩或是北京有长城，连举办地名称要以 Canton或 Guangzhou为名都讨论许久，因为Canton更有历史也更有名，在推广上需要付出更多努力。但是现在MICE生意非常重要，尤其在中国，很多酒店 MICE 比例往往达20%。很多独立酒店都以会议为DNA的一部分，需要积极争取这方面生意。因此，双方最后还是决定在旗舰项目展示世界一流的会议。
Kristin Int ress强调，广州花园酒店是最好的说故事者。在年会举办地被宣布之前，就已经与酒店总经理见面相谈，深刻地感受到酒店非常热情的想要举办活动、想要说故事、想要打造细节、想要建立兴奋的会议氛围，这其实非常重要，举办活动必须要酒店想要做，而不是被集团要求要做，这样酒店除了会积极了解活动目标，努力传达集团所要表达的讯息，更愿意不惜一切努力说故事、投入活动、重视活动，并促使所有人参与。
会议中亮点众多，Roland Jegge认为，之前已经参加过19次年会，但是此次活动为未来会议设定了标准，因为下一个要举办年会的酒店，也会热切的想要举办活动，更会想要挑战超越今年的活动，形成一种美丽的挑战循环。可以说，每一次活动都是一个学习，也是让下一次做的更好的基础。
准备期工作重点
1. 提前到现场：Roland Jegge表示，年会开始前的一个星期，集团团队已经到了现场，举办多场会议，从管理层小会到销售、餐饮等部门会议，形成一种像是家庭一样的团结气氛，也使得酒店和集团理念一致，有机会先沟通了集团未来年度规划与策略，促使每个人尽快进入状况。
2. 让第一次参加者熟悉：接着，安排所有第一次参加活动的宾客和新酒店成员先到，以半天的时间，与之说明年会中可以获得哪些信息，提前安排每一个工作坊分享十分钟，让宾客了解每一场活动的内容和重点，同时，发现如何最大化自己参与活动的好处，并熟悉场地位置，避免他们错过某些活动而后悔。同时，安排先到者与所有销售办公室的员工见面，问问题互动，避免他们因为第一次参加而不知所措。
3. 确保人员参与：另外，了解到一些酒店业者不能进行长途旅行，这次活动在亚洲举行便积极聚焦亚洲宾客、对亚洲有兴趣的宾客，以及没办法去欧美的亚洲宾客，因此，年会前，要求团队打电话给很多宾客，说明年度会议的重要性，以确保宾客真的会来参加。
4. 掌握住主题：谈到准备时期中的重点，Kristin Intress认为，酒店总经理拥抱了主题，真的听到了集团想要传达的讯息，也就是梦、赶、做，同时，也了解到集团策略的重要性，在场地布置上微妙呼应，安排了众多相关细节，也在过程中展现自己梦、赶、做的故事，带领所有宾客在中国经历一场探险。酒店在自己的场子里微妙实现主题，其实是最重要的，要举办一场活动，如果交代了一堆细节，但却没有主题展现，活动根本没有意义。
其实，集团在年会前有举行领导会议，并跟出席的领导宣布了集团目标，而年会就是实行承诺的时候，向销售、管理部门等代表，推出相应的产品和服务，如此提高客户对自己的信心与信任。
5. 培养员工英文能力：另一方面，酒店在活动开始八个月前，就积极培训员工，提升团队的英文能力，并让员工更了解如何在服务中展现人情味，发现服务国际客户和当地客户不同之处，熟悉不同客源市场文化，以及要注意的事情，如此在活动中也就能展现很多贴心细节。同时，酒店和集团打造一种信任氛围，为了确保每一方都有一致认知，养成不知道就问的习惯，成员间也常常互相联系，了解接下来需要做什么、如何做，以及要避免什么。
活动挑战
被问到准备过程中的最大挑战，Kristin Int ress强调，要让参与者受到启发，而且除了受到启发，更知道现在在哪要做些什么，并且了解组织对自己的意义。除了主题要和活动密切相关，才能让参与者感受不同，每个演讲者之间也要安排内部人员串场，说明安排每一场环节的原因，环节内容的重要性，让宾客了解台上说的和自己有什么关系。这样的说故事方式，才能确保会议成功。
Roland Jee表示，由于很多宾客希望更多时间互动，因此在年会举办前，花了很多时间讨论，活动中要放多少内容，并要安排多少时间让参与者彼此之间分享经验，以及多少时间和参与者和集团销售互动交流。今年则安排更多宾客之间彼此能够对话的环节，让参与者可以互相学习最佳实践。
另一方面，Kristin Intress说明到，以前年会活动上，往往在同一时间安排很多节目选择，但这样反而使得参与者不知道要参加哪一个好，或是因为没时间参加某些活动而后悔。因此这次减少环节数量，覆盖一些新的参与者需要基础的信息，也打造一些多次参加者需要的专家针对性分享环节。另一方面，以前年会比较多训练课程，这次则将训练课程和启发课程混在一起。
Lessons Learned
就下次活动而言，Kristin Int ress分享到，自己在上台前要先多练习，不能再因为太忙而延迟，因为事前练习，能使得台上表现更好。同时，活动依然需要持续微型管理，每个细节检查五次以上，确保方方面面都能按照计划进行。即使发生紧急突发事件，也要在参与者不知道的情况下处理完毕，不能让参与者感受到团队的压力或是紧张气氛。
另外，这次活动中也因为虚拟现实仰赖谷歌平台服务器驱动，了解到在中国要使用谷歌不容易，但也成功发现可操作的方法，未来在处理上也就更具经验，也更能根据市场进行客制化设计。
Feedback
记者发现，参与者对于大堂举行的清朝主题欢迎鸡尾酒宴会，以及美国人国际学校举行的「回到校园」主题晚宴最为赞赏。
其中，清朝主题欢迎鸡尾酒宴会被称为在框框外思考的最佳案例，宾客一方面瞭解到大堂原来也可以当成企业活动场地，可以转化成酒吧或是任何特色场地；二方面也因为规划出一块专属区域，感到贵宾级的待遇。而返校活动非常有趣，安排在篮球场上的宴会也相当有创意，一下就打破人与人之间的陌生感，让人在欢乐中互动交流。
另外，宾客也对酒店的细心非常佩服，感受到团队在用心注意客人，例如，返校活动后回到酒店，由于酒店发现有些客人不太适应中餐，特意安排了睡前小吃环节，提供简单美式小吃，倍感暖心。
