自1984年第一家假日酒店在北京开业以来，洲际酒店集团已经扎根中国33年。在2008年的第100家酒店和2013年的第200家之后，如今的第300家酒店开业成为洲际酒店集团在华的新里程碑。而当天活动的成功举办，也坚定了一些在建酒店业主对洲际酒店集团品牌和管理的信心。
在与酒店开业部门确认了张家口容辰华邑酒店将成集团旗下在华第300家酒店之后，洲际酒店集团大中华区企业事务部于2017年春节过后启动了酒店开幕活动的企划与准备，借此机会与员工、业主、客人和媒体等支持其在华发展和业务的伙伴，共同庆祝。
洲际酒店集团大中华区企业事务部副总裁陶悦介绍，此次活动由洲际酒店集团大中华区企业事务部所负责。「很难想象一个仅仅7个人的团队（洲际酒店集团大中华总部在上海），竟支撑起了一个如此大规模的异地活动（河北省张家口市）。更令人想不到的是，这场活动并没有使用公关公司或大型活动策划公司，从内容到创意，全部来自企业事务部，」她表示。
她进一步介绍道，此次活动意义非凡，并牵涉到很多公司层面的重要讯息发布，公司全球CEO苏荣琛（Richard Solomons）本人更是从伦敦飞抵中国亲自与会。为确保所有信息得到准确发布，并为公司高层争取到高质量的媒体报道，企业事务部把所有媒体关系牢牢控制在自己手中。从媒体名单拟定、约稿沟通、行程安排，到最后的邀请接待事宜，参加活动的60多名媒体的前期邀请全由企业事务部的2名同事分工负责，活动当天的媒体接待则是调动了部门其他两名同事以及众多酒店同仁倾力协助。
活动部分，由2位同事和设计制作公司沟通合作定下方案，另外1位同事负责前期和业主的对接。还有1位同事负责所有员工内部的通讯准备，以确保当天没有去到张家口的集团办公室同事和300家酒店的同事，也能够在第一时间收到活动现场的讯息。
掌握多线并进的流程
此次活动牵涉到媒体、业主委员会、当地业主和领导，以及集团高层等不同受众，行程各不相同。全球CEO苏荣琛先生于活动前一天4月25日从伦敦飞抵北京，入住北京三里屯通盈中心洲际酒店。第二天一早、活动当天8点，苏荣琛在企业事务部负责人的陪同下到CNBC电视台北京录像棚进行联机直播，采访完成后即直奔张家口容辰华邑酒店参加中午的市长会面，行程安排可谓相当紧凑。
媒体在活动前一日晚间抵达张家口。活动当日的行程，则于早上的一场「华邑品牌之旅」正式开始。这不只是简单的酒店参观，而是一场调动了洲际酒店集团设计部、运营部、餐饮部和品牌部高层的全方位品牌讲解。陶悦解释，华邑酒店及度假村是洲际酒店集团于2012年倾力打造的极具中华文化特色的国际豪华酒店品牌，该品牌致力以成熟完善的社交空间，满足国人商务社交需求；张家口则坐拥「塞外明珠」美誉，有草原天路的辽阔风情，又以黄帝城和鸡鸣驿诉说古老历史，尤能体现华邑品牌「中华待客之道」的核心服务理念。
「很多媒体事后和我们反映，这是他们参加过准备最用心，也是内容最多『干货』的酒店参观之旅，」她说道。
有效保持活动节奏
媒体这条流程上，她进一步介绍，在上午酒店参观活动结束后，午宴安排在酒店的中餐厅彩丰楼，让媒体亲自了解该餐厅的中华特色，包括「龙」元素的设计和结合粤、川、蒙等菜系及本地特色的佳肴。
考虑到午宴结束至下午2点过后才举行的开业庆典之间还有一段间隙，活动组织团队特意为宾客安排了「蔚县剪纸」体验活动。选择「剪纸」，一方面是因其能体现当地民俗特色，同时呼应品牌内涵；但更重要的，这有利于控制活动节奏，以免宾客用完午餐无事可做而回房休息，影响到下午开业庆典的人员召集。
在保持活动节奏方面，除了剪纸，团队还于上午的酒店参观环节中安排了专业茶艺大师，在「举茗邑」为分成小组的宾客带来精彩演绎的茶道表演和新茶试饮。当然，这同时加深了宾客们对华邑品牌「发扬传统文化」以及「打造静谧社交空间」等特色的理解和印象。
精准的内、外宣传
这次活动团队的工作主要是对外和对内进行宣传，让所有目标受众都知道洲际酒店集团在大中华达到第300家的新里程碑。陶悦说道，「我们不仅要将此一重大业界新闻第一时间，通过媒体让所有宾客了解我们的成就与发展规模，更要与同事和业主分享这份荣耀与骄傲。」因此，媒体是第一个外部沟通对象。
● 团队首先根据需要决定了邀请的媒体类型，并针对不同媒体，从不同的角度、运用不同的平台和渠道来沟通报导方向，从而触及更广阔的目标人群。
● 其次是内部沟通：在这一方面，活动团队主要利用公司自有渠道提前计划好发布内容，并在庆典期间连续多天、按步骤进行发布。
● 此外，业主也是集团需要沟通的对象之一；洲际集团首创的业主微信平台恰为一高效沟通平台，因此通过这个账号，活动团队也向业主们介绍了此次活动内容，以及公司的最新发展和前景。
Challenge
1. 挑选最具代表、话题性酒店
「相信没有一个项目是没有挑战的。对于我们来说，当初面临的挑战主要有几点。」陶悦介绍道，由于已基本确定了第300家酒店可能到达的日期，因此企业事务部首先须于此特定时间段，选择一家即将开业的酒店。这家酒店的各项设施必须完全符合集团要求，以提供最佳的媒体和宾客体验，所以企业事务部团队提前几个月，便开始在公司系统中搜罗大中华区即将开业酒店。
有了备选酒店之后，团队又需从中挑选最具代表性、最有新闻价值又最有话题性的品牌和酒店。团队最终决定将张家口容辰华邑酒店定为第300家酒店。一来，可借冬奥委会东风；二来，随着华邑品牌今年将有多家酒店开业、迎来收获的一年，里程碑选在华邑，也能再度为华邑品牌造势。
2. 须确保酒店运营达到集团要求
在确定具体酒店之后，团队的第二项挑战是保证这家酒店的营运能达到集团要求。陶悦解释，新开酒店很多地方都仍需不断调试和磨合，然而，任何细节的偏差都有可能影响媒体和宾客体验。所以，团队在活动之前与酒店就具体细节进行了多次沟通，以得到业主和酒店的全力配合，最终呈现完美结果。
3. 小团队只身完成异地大活动
第三项挑战是独立完成任务。她强调，对于如此重大的活动，洲际集团此次并没有选择任何公关公司来协助策划和组织，尤其是媒体部分，完全由其团队自己完成，团队也因此必须面对方案策划、文稿撰写以及媒体沟通方面的大量工作。
「所幸我们有一支身经百战的团队，内部分工有条理、职责明确，活动前期积极头脑风暴、集思广益，并各自承担一部分工作。大家的主观能动性和积极、务实的态度，保证了活动前期的任何挑战，都只是小菜一碟。」陶悦说道。
至于活动实际进行时遇到的问题，她表示，「任何活动都会有突发状况，但正因我们前期准备相当充足，各种预案已都到位，没有挑战真正值得总结。如果一定要说，就是天气。」她解释，团队有料到张家口风大，而庆典当天，大家也确实见识到了张家口的强风——大到足以把仅靠磁力牵引的幕布吹掉。
为不致在此情况实际发生时手足无措，活动团队又想了预案：万一，庆典过程中大风将幕布吹下，团队即会安排所有台上嘉宾移步标志前，改成手动揭幕（而非原定的通过后台释放幕布）。若否，则按原计划：嘉宾剪彩，标志自动揭晓。好在，布幕被吹落的状况当天并没有发生。
好的活动 有利提高媒体报道质量
从宣传角度，集团总部与媒体的直接沟通以及高质量的品牌体验，大大提高了最后媒体的出稿成绩。值得关注的是，不仅主流财经媒体都对此次活动作出了大篇幅报导，一些生活类媒体也摆脱了通稿的束缚，以自身入住感受写出了非常生动的体验报导，于社交平台取得很高的阅读和转发量。
从商业角度，陶悦指出，此次活动的安排不仅让业主和集团高层十分满意，也坚定了一些在建酒店业主对洲际酒店集团品牌和管理的信心，甚至为集团带来了一些新项目的垂询，活动极好地促进了洲际酒店集团与中国业主们的关系。同时，她透露，如此高规格的活动在张家口是第一次举办；中外嘉宾的莅临和众多媒体的报道，让酒店业主感到非常有面子。
宣传成功关键：提供媒体想要的
经过亲身参与，记者本人认为「节奏的良好掌握」是此次活动的最大亮点。毕竟，太多自认细心构思的活动，最终都败在看不到的「节奏」上面。对此，陶悦表示，本次活动邀请的宾客都于百忙之中抽空来到张家口。因此，集团希望在有限的时间里除了完成开业庆典外，也让他们感受到尽可能多的体验。
媒体部分，除了酒店品牌之旅，也为他们的每一餐都安排在酒店不同餐厅进行餐饮体验。财经产业类媒体则在庆典后直接安排与CEO见面访谈，以省去冗长的新闻发布会环节，让有不同关注点的媒体可以直接获取所关心的信息。而如之前所提，在餐点和开幕仪式之间，活动团队也为媒体安排了当地文化体验，以确保活动流程的顺畅。
「一场成功的活动，节奏紧凑十分重要。间隙时间也不能轻易放过。」陶悦表示。
