企业转向关注供应商管理、共用经济及技术应用

Corporate Travel World (CTW) China主办方TTG Events 和 TriStar International 的子品牌 TriStar Research联合发起和出品一项中国和亚太地区商务旅行现况的市场调研。从整个调研关键资讯报告,可以发现企业关注点发生了些许变化,从去年的便捷和效率转向聚焦供应商整合管理、共用经济、技术手段的应用、支付方式选择等方面,这体现了当下经济形势下,企业的务实和开放的态度。

本次调研共花费了数月,并随访了100多位调查对象,他们基本都是担任差旅和商务会议和活动的採购和执行负责人,并给予了很多有益的看法和建议。这次调研涵盖的领域包括了工程技术、电脑科技、生产製造、物业管理、物流企业、金融财务、电子商务、医疗器械、生物製药等。

根据调研结果,在差旅项目的影响力方面,前三名分别为为降低航空公司机票开支成本(72%)、共用经济(72%)、新技术和线上管理系统的使用(54%)。而2019年将依序主要关注分享经济(47%)、虚拟及电子支付(45%)和酒店集中採购(32%)。去年调研,次序则分别是资料安全和保密性(91%)、移动服务(78%)环境因素(74%)。

对于未来两年差旅经理的主要三大职责范围,90%认为是会议及相关活动管理、72%认为是收支管理、63%认为是企业社会责任、关注义务、风险管理。

利用技术手段降低出行成本

随着当前国际经济形式和中国经济情况的严峻,公司要把控好差旅管理会首选考虑的两个方法分别为:利用技术手段提高效率、降低出行成本,以及同差旅公司谈判并下调服务费。

2019年被关注的前五大关键绩效指标包括:不符合差旅政策的员工/部门的分析、改票/退票与相关费用的分析、平均票价趋势分析与基准设定、可避免的差旅情况分析(通过电话、视讯会议等方式),以及未节省机票费用(与最低票价相比)。
从国际性和本地差旅服务公司的差别来看,国际性商旅公司仍较具优势,包括:合规控制(95%) 、先进的科技手段支援(本地 / 国际性)(90%)、能提供更多产品(85%)、有保证的服务品质(55%)。

科技最终替代差旅管理服务将是趋势

随着科技的发展,很多面对面的交流可以用技术来代替出差,节省了成本,在预见这些变化对将来供应商选择可能带来的变化上,45%认为科技最终替代差旅管理服务将是趋势、35%认为技术服务公司将替代部分差旅服务工作、20%认为多数公司的出差预算将下降。

鉴于目前类似Concur和国内的如易快报等採购和付款模式出现,会考虑採用此类模式并有此意向者达74%。

在预定机票、住宿或者租车时,公司最希望的支付方式,36%为供应商垫付、公司定期结算,36%个人卡,18%公司信用卡,10%公司一卡通。

就商务会议及活动分析结果而言,公司2019年会议总预算相比2018年的支出,在变化幅度上,45%大致维持不变、27%将增加10%-30%、18%将增加30%以上、10%减少10-30%。

而从公司对2018年会议服务各方面的满意度排名来看,依序是合规控制(91%)、会议场地(80%)、旅程安全(80%)、成本控制(80%)。去年调研,除了成本因素,企业客户认为考核时重要性依序是会议场地(92%)、服务品质(87%)、成本控制和合规控制(80%)。如今看来,基本做到。

管理层的支持有助加强会议管理

就将採取加强会议活动管理的措施而言,前两名为管理层的重视与支持,以及充分利用会议与活动管理工具。其他措施还包括:集中管理会议活动、多渠道收集与分析会议活动资料、通过採购部门的支持提高谈判效率。去年,集中管理会议活动列为首选措施来加强会议活动管理。

另一方面,公司在考核2019年会议採购时,对成本以外的其它因素重要性排名,从第一到第八依序是:旅程安全、服务品质、合规控制、会议场地、交通及接送服务、成本控制、餐饮服务、会议用设施及附加服务 。

而公司2019年在使用类似全球会议操作管理系统(e.g, Cvent, MeetingPlus)的需求上,25%的需求度为强烈需要、25%的需求度为计划在2019年这麽做、40%不需要但计划在不久的将来这麽做、10%不需要。去年调研时仅有8%的知名公司使用会议作业系统管理系统,有13%的公司表示2018年将使用。

从线上技术平台带来的便利来看,包括:更便于合规管理(45%)、更便于採集资料(20%)、更有效率和便利(20%)、更节约成本(15%)。这些平台如果是有偿的,45%会考虑使用、46%不确定、9%不会考虑使用。

共用服务可带来效率及便利

另外,市场出现的共用服务,带给公司商务会议和活动的变化,包括:更有效率和便利(30%)、更便于採集数据(25%)、更便于合规管理(20%)、更节约成本(15%)、不瞭解(10%)。

此外,在支付企业会议和活动费用时,公司最希望的支付方式,45%为供应商垫付、公司定期结算,同时,37%为公司信用卡、18%为个人卡。

总结来看,在商务差旅方面,相较跨国企业,中国市场存在更多的本土私企、民企、国企等,这些企业正在摸索差旅管理的思路,但限于体制和管理方式,对差旅的管理基本还是很本土化,其使用的代理公司,基本只能算是机票代理公司,而谈不上是差旅管理公司。因此,市场更需要懂得因地制宜、接地气、具国际水平的差旅管理方式。

本次调研在差旅板块,企业客户表示在2019年将更多的关注了机票价格和政策、新技术在管理和操作中的使用、拥抱共用经济,以及任何新支付手段。企业差旅负责人认为今后其职责主要是:监控不合规定的差旅出行,及退票和相关费用的监控和分析。为了更好的管理整体机票成本,企业考虑把MICE中的团队机票业务,转由TMC公司负责,或单独竞标。

就中国目前的主流商旅市场来说,国际性的商旅管理公司仍普遍被认可,主要体现在合规管理和技术投入上面,但也应该看到和本土同行比较,在服务上和人性化上,已经没有多大差距。

另一方面,商务会议和活动将替代已经逐渐形成完整机制的差旅管理工作,是企业关注的重点。调研中普遍认为,加强企业会议和活动管理,关键在于管理层的重视度和支持力度,以及必须充分利用会议活动管理及作业系统(90%的受访企业认为)。多数被访公司认为,即便2019年经济趋势不明朗,但企业的会议和活动支出较2018年仍不会下降。2018年,被访公司多数认为最满意的是在MICE方面的合规管理工作,较前几年进步很大。

而目前MICE板块大资料收集及分析能力薄弱,主要是服务商不愿投入、企业不愿为此买单。2019年企业关注的核心问题有:会议及活动行程安全以及合规、良性的支付手段和垫资需求,以及期待着共用经济能为细分领域作出贡献。

上海赤达良赢会展服务有限公司首席执行官张良表示,即便中国在2018年下半年开始,经济发展有所放缓,企业融投资能力有所下降,但其商旅活动,包括了商务差旅和企业商务会议和活动的需求,并没有发生较大幅度下滑,因此,2018年至今,中国的商旅市场依旧是全球最大、最重要的商旅市场。

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