打造引人入胜的MICE虚拟体验 必先提前学习三大关键

(张广文/ 采访报道)当今疫情驱动着面对面的MICE活动转移至在线举行,如何将面对面的MICE活动变成引人入胜的虚拟MICE体验?专家建议,必须提前学习三大关键:重新思考传递策略、重新定义使用者体验以及品牌创建。

要达到引人入胜的MICE虚拟体验,主办单位要有内容,要思考如何传递出去,自己的客户将如何体验此活动,以及品牌要如何在虚拟世界中呈现。专家表示,举办线上MICE活动之前,必须要学习三大关键,首先,要重新思考传递策略,以确认自己的内容,能够透过有效的虚拟方法传递。例如,将过去在各地举办的路演、会议、展览活动,重新包装,放置网上,让全球各地的人都可以更便捷的获取与自己相关的内容。传递内容之际,主办方要敏锐地想到,观众现在很可能在家中,很容易分心,而且网路上内容很多,要如何突显出自己的不同,在竞争中成为首选,需要运用一个理性的传递策略。对于熟悉举办活动的主办方而言,必须重新学习在虚拟世界中,什么是标准的日程、什么是典型的活动、如何制定与执行截止日期等。

其次,使用者体验也要重新定义,习惯举行活动的主办方位,自然会想到活动的顺畅度,以及使用者将如何体验活动,这些面对面的标准,同样适用于虚拟活动。唯有使用者体验和参与程度达到目标,内容才能被真正的传递出去。观众的参与度在线下和在线上是完全不同的两回事,当遇到面对面活动,参与者愿意早上九点前往酒店宴会厅聆听主题演讲,但是当参与者在家时,早上九点可能太早。整个行业也必须考量到观众在哪里、什么时候加入,进而打造出比较合情合理的日程。

另外,讲者和小组讨论参与者,对于使用系统与科技的熟悉度也需要提前了解,如果活动中还加入了许多供应商,以操作即时电话会议服务、多人视频会议系统、即时翻译服务等,那更需要做好方方面面的整合工作。因为,就连最基本的网络摄像机或是语音传送功能,都有可能突然当机。而为了给观众比较好的感受,在网络摄像机前面露脸的讲者、嘉宾、主持人都必须穿着正装,如此不但增强现场感,更能打造会议正在进行的氛围。最重要的是,在线上活动中,主办单位要追求越简单越好,只要观众和参与者等使用者可以了解自己需要做什么,活动将更顺畅的进行。

此外,使用者体验之中,互动也很重要。运用问与答、即时问卷、平台调查等环节,都可以减缓参与者在线上的躁动,因此,在平台上可以让他们做越多事情,他们反而越容易和活动所想要传达的内容保持连接。重点是,主办单位千万不能自以为平台上的功能,对所有人来说都很容易使用,或是大家都会使用,即使通过很多解释,也不一定讲过一次观众就懂。

第三、品牌创建。把线上活动一切细节都做好,打造下一个台阶的体验,就是为了确保品牌能够最好的呈现。网络研讨会如果能够客制化设置,品牌更是能在活动体验中的核心与最前面位置展示,进而使内容达到差异化,同时在过程中突显出品牌的理念和特色。要注意的是,主办单位从线下到线上,不代表要抛弃过去所有使用的系统,基础邀请函、网站信息更新、追踪互动与注册登记系统,都可以保留继续运用,打造一如以往的完整品牌体验。

专家认为,现在是学习快速上手线上活动的最佳时机。疫情结束之后,线上活动的经验将使主办单位有信心继续操作下去,加上疫情到底何时结束、会不会全部地区都同时结束,都是未知数,因此,主办单位不会冲回以往的线下活动模式,而是会积极耕耘自己在线上领域的能力,让自己越来越有经验,从纯线上,慢慢演变成以线上结合线下的方式推进。

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