（刘霈芯･张广文/採访报道）尽管存在政治和经济不确定性，但会议和活动皆可望在2020年继续增长。惟无论综观全球或深入中国市场，前进的脚步中皆存在一定的挑战，必须找出解方，朝更好的发展奔去，才能确保更稳健的成长。
根据美国运通会议及活动事业部（American Express Meetings＆Events）日前发佈的2020年全球会议和活动组织预测指出，儘管经济和政治不稳定，但并未影响会议行业的前景，所有的会议类型仍将连续第五年保持「稳定增长」。
从这份对全球550多名会议专业人士以及对行业专家的调查报告可看出，预计2020年会议支出将适度增加，亚太地区的组织会议支出预计将增长1.3％，北美地区约增长1.6%，欧洲地区为2.1％以及拉丁美洲为2.6％。
此外，会议次数也有望增加。在北美地区，高级领导和董事会会议的数量预计将增长1.65％，行业会议和行业展会的数量还将增长1.65％，企业内部部门会议以及内部培训将增长2.09％，奖励旅游和其他特殊活动则预计增长2.54％。另外，从地区来看，与拉丁美洲和亚太地区相比，欧洲的增长幅度预期还是较为平缓，亚太地区的会议和贸易展览会预计会以2％的速度领先其他地区，。
Milton Rivera先生表示，「总的来说，我们对2020年会议和活动行业依旧乐观的资讯仍感鼓舞人心。会议和活动已经巩固其作为各类不同规模大小组织之间相互沟通和提高参与度之关键驱动力的地位。会议和活动组织者现在面临的挑战是如何充分利用现有资源为与会者创造无缝体验，并通过将各项新技术应用在会议活动上，达到活动目的并满足个性化体验的需求。」
此外，会议策划者以更高涨的热情贴近与会者的参会体验，他们将优先考虑体验性的会议元素，而不是一些稀鬆平常的会议安排，希望借此可以促进与会者的更好参与；他们也表示乐见通过更多整合性的技术，使会议有更好的体验。
Milton Rivera先生指出，在会议行业裡的两个显著发展，一是新的会议技术不断涌入市场，另一个则是个性化对与会者的重要性日益提高，这将推动智慧会议的发展，特别是在大资料的应用。由于一些大客户的努力，过去几年中一些会议的创新能力越来越强，当大型组织对技术感兴趣时，技术就会迅速被应用发挥并加速成熟。
专注于个性化方面的应用以吸引更多人与会参与，是一个近年不断被讨论的话题，而一些关于隐私限制的努力目前也并未减少，随着人们对《全球资料保护条例》出台后更多延伸内容有更好的瞭解，其对隐私的担忧将会升级。
2020年，会议行业内的专业人士将不得不在管理经验之间取得平衡，由于组织寻求控制安全性等方面的风险，明年会议管理政策的遵从性有望达到85％，这归功于欧洲通用资料隐私保护法规的执行，会议策划者必须谨记如何提供活动体验，同时又符合GDPR的相关法规要求，在GDPR时代，会议策划者正通过此政策更进一步来满足日益增高的合规性和资料隐私要求。
报告中还指出：当前正在举行的会议事实上多于可用于开会的空间，这将给会议组织者和策划人员带来挑战，而全球范围内，包括美国总统大选、英国脱欧以及全球可能出现的经济下滑等全球大势，这些只是2020年企业面临减少潜在会议活动的一些原因。另外，安全性、安保工作和首选供应商等显然是会议管理政策当中，最为被重视的几个重要因素。
展望未来，接下来几年会议活动行业的确存在5大挑战。
1. 预算缩减：根据《 2019年全球会议和活动预测》受访者表示，儘管活动次数大幅增加、整体预算略有增加，但未来几年活动预算的缩减将继续是全球活动策划者和行销人员的一大担忧。考虑到机票价格、场地预订成本、食品饮料价格、娱乐活动成本等将稳步上升，预算缩减将对活动行业造成沉重打击。
解决办法
有64.4％的调查受访者表示，预计活动的资金不会在2019年增加。旅馆和宴会厅等场地价格不断上涨，物流运输费用也在不断增加，如果组织不增加活动预算，在不影响活动体验品质的前提下，仍有一些方法可以减少活动费用。
足够的参会者回馈可以帮助会议组织者做出正确的决定。如果没有足够的回馈是你经常的痛点之一，投票和调查应用程式可以缓解这个问题。
另外，人工智慧的聊天机器人可以分析人们的情绪，做出相应的回覆并提供服务，可以根据信心评分等信号来检测对话的实用准确性，这样一来或可节省招聘员工的费用。
一些活动应用程式可用于管理内部会议或部门内部的活动，但如果单个会议的出席人数很少，如一个会议只有10到15名与会者，就没有必要购买一个活动应用程式来。
2. 资料隐私问题：会议组织方关心的是如何在符合法律条件依据的情况下使用邮寄清单上的个人联系方式，由于类似GDPR的新法规出台，活动组织者将更加重视遵守法规和相关隐私问题。法规撇清了不同利益群体比如活动参与者、参展商、赞助商和代表之间的指导方针——特别是在B2B活动的上下游关係。GDPR的影响范围超出了欧洲。更多的公司正在组织会议来解决日益增长的法规遵循问题。
然而，许多受访者认为，对GDPR合规进行监督将是未来组织面临的最艰巨挑战之一。会议组织者担心无法弄清与邮寄清单上的人员联繫的法律规范。但多亏了GDPR等新推出的合规法律，活动组织者才会更加重视合规性和隐私问题。目前GDPR法律覆盖范围已扩大到欧洲地区以外，因此，越来越多的公司正在组织会议讨论，以解决日益增长的合规性问题。
解决办法
活动组织者有责任确保只有授权的管理人员才能接触与会者的私人资讯。解决此问题的方法是选择具有强大安全功能的应用程式。
另外，活动组织者还可以在单独的活动网站上发佈其隐私政策和使用条款。隐私权政策包括有关活动专业人士如何使用与会者的个人资讯，这应在「使用条款」页面中进行说明，在注册活动之前，与会人员应仔细阅读隐私政策并同意使用条款。
3. 长时间工作： 据《 2019年全球会议和活动预测》，2019年，除了企业内部会议外，大多数活动举办的时间週期将更长，并预计活动将吸引更多参与者，在全球范围内，与会人数将增长0.1-2.4％，而会议时间则将增加0.1-1.9％，包括产品发佈会、行业展览、高层领导会议、顾问会议以及奖励旅游等活动举办的时间也将有所增长，长时间的活动意味着活动组织者必须更加专注于引人入胜的内容，提供更丰富的参与者体验和更好的社交机会。否则，活动的输出将受到极大影响，参展商和赞助商将无法真正获得更长的活动时间。
解决办法
更长的会议时间本身并不是挑战，会议组织者所面临的挑战是如何最大限度地利用时间。在活动中花费的每一分钟，都应该为活动体验增加价值。可行的方法包括：
（1）人脸识别技术可以加快签到过程。与人脸识别软体相结合的应用程式已经被引入市场。该工具可以显著减少每天数千人次的活动签到时间。
（2）如果与会者花费大量时间寻找洗手间、自助餐厅、会议大厅、参展商摊位等位置，这就是浪费时间。AR可以简化导航过程。基于AR的活动应用可以在参与者的移动设备上叠加视觉地标，并引导他们到达目的地。
（3）与会者应该更有意义地利用会议之间的休息时间。可以在会场外划分出私人工作站区域，为与会者提供所有设施，如Wi-Fi连接、桌椅休憩以及咖啡茶点等。与会者可以在休息时间到工作站，利用时间查看活动上的官方电子邮件内容、有关会议活动上的交流回复并同时享用午餐。
4. 经验不足:活动策划者知道如何处理细节，设定优先顺序，做出最佳决定，为与会者提供最佳体验。如果专业活动人士取得多10%的预算，受访者表示他们将用它来“改善现场体验”。
儘管全球经济在增长，但大家仍担心用于活动预算会缩减，而较低的活动预算也会影响与会者的体验。活动策划者认识到预算的缩减将迫使他们在需求和预算限制之间做出权衡。不仅要缩减预算，还要转变组织文化，这对会展行业来说是一个挑战。
千禧一代的与会者对一般传统类型的会场氛围并不满意；而酒店业者和一些场地管理者也感受到这类新市场需求的压力，如果他们不能适应年轻与会者不断变化的需求，他们的服务就不能跟上节奏，很难有相关的业务发展机会。
解决办法
活动专业人士担心缩减预算对活动体验的影响，其面临的挑战是如何在不增加活动费用的情况下提供最好的活动体验。可行的方法包括：
（1）激励参会者覆盖大部分展位。组织一些游戏，比如寻宝游戏，用增强现实增加乐趣。参加者必须找到活动场地各处的二维码，根据排行榜位置获得积分和奖品。
（2）个性化议程可以帮助与会者轻鬆地安排和管理会议。在大型活动中，多个会议同时举行，要交错留意多个不同分场的会议活动议程并不容易，在个性化议程的帮助下，与会者可以修改会议、与移动设备日曆同步会议时间、获得日程更改通知、取消会议等。
5. 技术挑战:和过去几年一样，技术将在活动规划和执行中一些特定的部分发挥至关重要的作用。在过去一年裡，端到端会议和活动流程的各个环节都涌现出了大量技术。因此，对活动行业的业界人士来说，关注大量的可能性、正确地探索它、与最好的事件技术解决方案製造商和事件技术服务提供者合作，可能是一项艰巨的任务。
显然，要实现专家的增长预测，整个活动产业必须克服挑战，挑战在于从市场上的数百个解决方案中选择最佳的科技解决方案。
解决办法
首先，评估个人需求后再设计一个策略，以最好的方式实现技术。最后，执行你的计划。最终目标是最大化事件输出，而技术应该説明你实现你的目标。
例如，当你使用聊天机器人时，你不仅可以加快交流的速度，还可以为需要特殊技能的工作保留人力资源。人们可以立即得到聊天机器人的回复，而无需等待即时聊天支持(更加好SuperOffice CRM进行的一项研究显示，即时聊天支援的平均等待时间为2分钟40秒)。基于人工智慧的聊天机器人可以分析人类的情绪并做出相应的反应。如果聊天机器人不能解决问题，客服中心的服务人员可以再接管对话并解决问题。
如果人力不足，你可以使用聊天机器人与与会者交流，并快速解决他们的问题。聊天机器人可以帮助你为与会者提供更好的体验。
另外，如何在活动技术解决方案的帮助下为活动增加更多价值？比如，像虚拟会议技术这样的活动技术解决方案就可以让一些因为个人身体不适因素或者其他各种原因而无法亲自参加活动的与会者，同步参与会议。
